Sabies que la clau perquè una exportació o importació surti bé està en la documentació? Treballar en comerç exterior no sols consisteix a moure mercaderies d’un país a un altre: necessites conèixer els papers que acompanyen cada enviament i compleixen amb les exigències de duanes, transportistes i clients. En aquest article t’ajudem a entendre, amb exemples i termes fàcils, quins són aquests documents imprescindibles, quan s’usen i quina funció té cadascun. Així et sentiràs preparat per a enfrontar qualsevol repte en el comerç internacional i evitar sorpreses inesperades.

Documents essencials: la base de qualsevol operació internacional

Abans de moure qualsevol mercaderia, necessites preparar uns certs papers clau que faran possible l’operació i evitaran demores des del primer pas. Els repassarem junts:

  • Factura comercial internacional i factura proforma: Imagina’t que aquests documents són com el contracte de venda entre la persona que embeni i la que compra. En la factura comercial es detallen els béns, el preu, les condicions i tota la informació rellevant sobre l’operació real, mentre que la proforma és una espècie de “esborrany” que s’utilitza per a negociar, demanar llicències o obrir una carta de crèdit abans de la venda definitiva.
  • Llista d’empaquetatge (packing list): Aquest document detalla, de manera clara i ordenada, el contingut de l’enviament: quantitats, pes, descripcions i dimensions de cada embalum o caixa. Així, tant els qui carreguen o descarreguen com qui revisa en duanes sabran exactament què conté cada enviament i podran comprovar que tot està amb vista a l’arribar a destinació.
  • Certificat d’origen: En determinats països i per a uns certs productes, és fonamental indicar d’on prové la mercaderia. Amb aquest certificat, pots demostrar el país on s’ha fabricat o extret el producte, la qual cosa sovint és necessari per a complir amb els requisits duaners, calcular aranzels o beneficiar-te de tractats comercials.

Documents de transport: com viatgen les teves mercaderies

El viatge internacional de les mercaderies requereix el seu propi “passaport”, i varia segons el mitjà que utilitzis. Aquí tens els més habituals:

  • Coneixement d’Embarcament (Bill of Lading, B/L): Si la teva mercaderia viatja per mar, aquest document serà essencial. No sols conté els detalls de l’enviament i les parts involucrades, sinó que també actua com a contracte i prova de propietat sobre la càrrega.
  • Carta de Port per Carretera (CMR): Per a transport per carretera, aquest és el document bàsic. En ell s’estableix qui envia, qui rep i les condicions del viatge per carretera entre països que han signat l’acord de la CMR.
  • Carta de Port Aeri (AWB): Si tries l’aire, el AWB és imprescindible. Assegura que l’aerolínia i la persona que contracta el transport estan d’acord sobre les condicions d’enviament.
  • Documents multimodals: Quan la mercaderia es transporta usant més d’un mitjà (per exemple, vaixell i camió), existeix documentació específica per a coordinar tot el trajecte.

Cadascun d’aquests documents protegeix els teus enviaments, facilita el seu control i assegura que la mercaderia arribi de manera segura.

Tràmits duaners i documents de control: complint la llei

Per a evitar problemes legals o retards, és essencial comptar també amb papers que certifiquin el compliment de totes les normes:

  • Declaracions duaneres: Són obligatòries per a informar les autoritats sobre les teves mercaderies, el seu valor i destinació.
  • Certificats sanitaris o fitosanitaris: Si estàs enviant aliments, plantes o productes d’origen animal o vegetal, necessitaràs aquests certificats expedits per les autoritats competents que demostren que compleixen els requisits del país de destinació.
  • Legalitzacions o postil·les: A vegades, uns certs documents necessitaran ser validats per a ser reconeguts en altres països; això s’aconsegueix a través d’una legalització o postil·la.

Claus per a gestionar la documentació internacional eficaçment

Vols minimitzar riscos i guanyar en tranquil·litat? Aquí van alguns consells pràctics:

  • Consulta sempre quina documentació es necessita al país de destinació davant qualsevol operació.
  • Guarda, tant en paper com en digital, còpies de tots els documents.
  • No dubtis a acudir a fonts oficials o experts quan tinguis dubtes: més val preguntar que lamentar un error.
  • Mantingues els teus papers actualitzats i revisa dates, dades i signatures.

El teu futur en el comerç internacional comença amb una bona documentació

Quan et submergeixes en el comerç exterior, la documentació internacional és la teva millor aliada perquè cada operació flueixi sense problemes. Conèixer els papers essencials, complir amb els tràmits duaners i preparar correctament els documents específics de cada transport evita retards, costos extres i contratemps. Si domines aquestes bases, podràs moure’t amb seguretat en l’entorn global i garantir que els teus enviaments arribin sempre a bon port. Recorda: en el món del comerç internacional, estar ben documentat és sinònim d’èxit.

Vols aprendre més i formar-te per a ser una persona experta en el món global? Descobreix el Cicle Formatiu de Grau Superior (CFGS) de Comerç Internacional de Jesuïtes Educació en col·laboració amb la UOC, que et prepara amb els coneixements i habilitats pràctiques per a gestionar operacions segures, innovadores i inclusives en el comerç exterior. T’esperem!