La gestión administrativa parece una tarea que sobresale poco pero es clave; más de lo que parece. El departamento de administración es un engranaje que tiene que estar bien engrasado si la empresa quiere ser productiva y solvente. Por un lado, ha de saber analizar los procesos, entradas y salidas para poder ofrecer mejoras a la empresa y, por otro lado, a partir de números reales, ha de saber exponer dónde es posible reducir costes e invertir. De esta manera, conseguiremos aumentar los beneficios. No es sólo cuestión de llevar al día los documentos o de llevar bien las cuentas sino de tener una visión amplia de la empresa y mostrar puntos de mejora. En este post veremos cómo funciona por dentro.

En primer lugar, hay que saber que la administración de la oficina es un conjunto de actividades cotidianas relacionadas con la planificación financiera, el mantenimiento de registros y la facturación, el personal, la distribución física y la logística. Los departamentos están formados básicamente por 2 tipos de empleados que realizan estas actividades se les conoce como administrativos de oficina o, si coordinan a varias personas, jefe de administración/director de oficina. Según el tamaño de la empresa puede haber departamentos especializados en alguna de las tareas mencionadas anteriormente. Estos empleados desempeñan un papel clave en la infraestructura de cualquier organización, independientemente de tu tamaño. Muchas puestos administrativos requieren que el candidato tenga habilidades avanzadas en el uso de aplicaciones para la administración como el pack de software DELSOL (ContaSOL, FactuSOL y NominaSOL), que enseñamos en nuestros cursos, o el famoso Office.

Vamos a ver ahora más concretamente cómo es un administrativo de oficina. Un administrativo, tiene la responsabilidad de asegurar que las actividades administrativas dentro de una organización funcionen eficientemente, proporcionando estructuras y procesos a otros empleados, a través de la organización. Estas actividades pueden abarcar desde la responsabilidad de la gestión de recursos humanos, presupuestos y registros hasta la contabilidad. Las tareas que desempeñan son muy variadas. Asegurarse de que el correo saliente y entrante se asigna al departamento adecuado. Gestionar los suministros de materiales de oficina, introducir, archivar y administrar los datos que se almacenan dentro del sistema de oficina de la organización. Organizar y ayudar a compañeros de trabajo con reuniones, conferencias, viajes, eventos y llamadas telefónicas. Gestionar las nóminas de los empleados en base a lo marcado por gerencia, contabilidad fiscal, relación con proveedores, atención al cliente, etc.

La habilidades básicas que suele necesitar un administrativo son las siguientes:

  1. Formación en gestión de nóminas para garantizar que todos los empleados reciben su nómina a tiempo.
  2. Tener buenas habilidades de comunicación para coordinarse y colaborar con otros empleados.
  3. La capacidad de adaptarse a entornos cambiantes y nuevas tecnologías que podrían implementarse.
  4. Tener iniciativa y proponer cambios para mejorar la productividad
  5. Ser capaz de trabajar bajo presión cuando surgen tareas de vital importancia para el negocio.

Por su parte, un director de oficina o jefe de administración supervisa y forma a sus compañeros de trabajo. Tiene la responsabilidad de asegurar que las funciones de una oficina de las organizaciones se completen de manera eficiente y eficaz, mientras asigna las tarea a cada personal  de supervisar a otro miembro del personal.

Los tareas que desarrolla son: organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina realizando varias tareas administrativas, asignar a ciertos empleados para que cumplan con los requisitos operativos siguiendo su progreso, reclutar, seleccionar y capacitar a nuevos empleados, fidelizar a los empleados actuales a través de coaching u otras acciones, redactar un presupuesto anual que represente los objetivos financieros de la organización, formación en gestión y participación en eventos y asociaciones del sector. Por otro lado, el papel de un gerente de oficina requiere que el trabajador tenga unas habilidades superiores a otras vacantes administrativas. Las habilidades más importantes y destacables para este puesto de trabajo son:

  1. Una experiencia administrativa sólida
  2. Competencia en recursos humanos y gestión de equipos
  3. Capacidad de presentación de informes
  4. Capacidad de delegación de tareas
  5. Gestión de procesos
  6. Gran capacidad de comunicación con otros miembros de la organización.

¿Cómo saber el funcionamiento de un departamento de administración?

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