La gestión documental en la empresa es uno de los puntos clave de la organización. Gracias a ella, mejoran los procesos y la productividad, en todos los ámbitos de la empresa. Hay empresas que lo encuentran todo a la primera y en cambio otras tardan horas en hacerlo. ¿Qué diferencia una de la otra? La primera, se ha encargado de clasificar, registrar y archivar documentos y comunicaciones y la otra, seguramente no. Veamos qué es la gestión documental y cuál es la mejor forma de conocerla.
Qué es la gestión documental en la empresa
La gestión documental es una tarea que permite a la empresa administrar documentación de todo tipo, desde factura de clientes o proveedores, correspondencia, albaranes, etc. Para poder recuperar fácilmente la información cuando sea necesaria, así como, conservar a largo plazo los documentos necesarios.
Tiene dos objetivos principales que son, por un lado, que los documentos estén bien guardados y por otro, que cualquiera pueda encontrarlos fácilmente y no solo la persona encargada de hacerlo.
Para gestionar los documentos de la empresa es necesario tener un archivo físico, un archivo temporal para cada cosa, y un archivo definitivo. El archivo temporal es el que guardará facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. durante el año vigente. Al final de año, y entre otras tareas del cierre del año contable, éstos se guarda en los archivos definitivos.
Prácticas en la empresa: los Centros de Trabajo
Cada empresa tiene sus métodos y sus formas de hacer las cosas de una forma particular. La naturaleza de cada empresa se conoce cuando se entra a formar parte de ella. Por eso, dentro del ciclo formativo de grado superior en Administración y Finanzas de #lanuevaFP, se incluye la Formación en los Centros de Trabajo.
Los Centros de Trabajo no son otra cosa que empresas, start-ups, grandes consultoras y corporaciones, rigurosamente seleccionadas. Los estudiantes, además de adquirir los aprendizajes marcados por el currículum del ciclo formativo, aprenderán la llamada cultura de empresa. Aquello que no se aprende más que en el contacto diario con los compañeros de trabajo. Para que, en el futuro más que cercano, los estudiantes estén realmente preparados para el mercado laboral actual.
