Sabies que la clau perquè una exportació o importació surti bé està en la documentació? Treballar en comerç exterior no sols consisteix a moure mercaderies d'un país a un altre: necessites conèixer els papers que acompanyen cada enviament i compleixen amb les exigències de duanes, transportistes i clients. En aquest article t'ajudem a entendre, amb exemples i termes fàcils, quins són aquests documents imprescindibles, quan s'usen i quina funció té cadascun. Així et sentiràs preparat per a enfrontar qualsevol repte en el comerç internacional i evitar sorpreses inesperades.
Documents essencials: la base de qualsevol operació internacional
Abans de moure qualsevol mercaderia, necessites preparar uns certs papers clau que faran possible l'operació i evitaran demores des del primer pas. Els repassarem junts:- Factura comercial internacional i factura proforma: Imagina't que aquests documents són com el contracte de venda entre la persona que embeni i la que compra. En la factura comercial es detallen els béns, el preu, les condicions i tota la informació rellevant sobre l'operació real, mentre que la proforma és una espècie de “esborrany” que s'utilitza per a negociar, demanar llicències o obrir una carta de crèdit abans de la venda definitiva.
- Llista d'empaquetatge (packing list): Aquest document detalla, de manera clara i ordenada, el contingut de l'enviament: quantitats, pes, descripcions i dimensions de cada embalum o caixa. Així, tant els qui carreguen o descarreguen com qui revisa en duanes sabran exactament què conté cada enviament i podran comprovar que tot està amb vista a l'arribar a destinació.
- Certificat d'origen: En determinats països i per a uns certs productes, és fonamental indicar d'on prové la mercaderia. Amb aquest certificat, pots demostrar el país on s'ha fabricat o extret el producte, la qual cosa sovint és necessari per a complir amb els requisits duaners, calcular aranzels o beneficiar-te de tractats comercials.
Documents de transport: com viatgen les teves mercaderies
El viatge internacional de les mercaderies requereix el seu propi “passaport”, i varia segons el mitjà que utilitzis. Aquí tens els més habituals:- Coneixement d'Embarcament (Bill of Lading, B/L): Si la teva mercaderia viatja per mar, aquest document serà essencial. No sols conté els detalls de l'enviament i les parts involucrades, sinó que també actua com a contracte i prova de propietat sobre la càrrega.
- Carta de Port per Carretera (CMR): Per a transport per carretera, aquest és el document bàsic. En ell s'estableix qui envia, qui rep i les condicions del viatge per carretera entre països que han signat l'acord de la CMR.
- Carta de Port Aeri (AWB): Si tries l'aire, el AWB és imprescindible. Assegura que l'aerolínia i la persona que contracta el transport estan d'acord sobre les condicions d'enviament.
- Documents multimodals: Quan la mercaderia es transporta usant més d'un mitjà (per exemple, vaixell i camió), existeix documentació específica per a coordinar tot el trajecte.
Tràmits duaners i documents de control: complint la llei
Per a evitar problemes legals o retards, és essencial comptar també amb papers que certifiquin el compliment de totes les normes:- Declaracions duaneres: Són obligatòries per a informar les autoritats sobre les teves mercaderies, el seu valor i destinació.
- Certificats sanitaris o fitosanitaris: Si estàs enviant aliments, plantes o productes d'origen animal o vegetal, necessitaràs aquests certificats expedits per les autoritats competents que demostren que compleixen els requisits del país de destinació.
- Legalitzacions o postil·les: A vegades, uns certs documents necessitaran ser validats per a ser reconeguts en altres països; això s'aconsegueix a través d'una legalització o postil·la.
Claus per a gestionar la documentació internacional eficaçment
Vols minimitzar riscos i guanyar en tranquil·litat? Aquí van alguns consells pràctics:- Consulta sempre quina documentació es necessita al país de destinació davant qualsevol operació.
- Guarda, tant en paper com en digital, còpies de tots els documents.
- No dubtis a acudir a fonts oficials o experts quan tinguis dubtes: més val preguntar que lamentar un error.
- Mantingues els teus papers actualitzats i revisa dates, dades i signatures.