La gestió administrativa d'una empresa recau en el departament administratiu i sembla una tasca que sobresurt poc, però és clau; més del que sembla. El departament d'administració és un engranatge que ha d'estar ben greixat si l'empresa vol ser productiva i solvent.
El departament d'administració, d'una banda, ha de saber analitzar els processos, les entrades i les sortides per poder oferir millores a l'empresa i, d'altra banda, a partir de números reals, ha de poder exposar on és possible reduir costos i invertir. D'aquesta manera, amb una bona administració d'empresa, aconseguirem augmentar els beneficis. No és només qüestió de tenir al dia els documents o de portar bé els comptes, sinó de disposar d'una visió àmplia de l'empresa i mostrar punts de millora. En aquest apunt veurem com funciona per dins. Vols saber de què s'encarrega l'àrea administrativa d'una empresa?
Funcionament del departament d'administració
En primer lloc, cal saber que l'administració de l'oficina és un conjunt d'activitats quotidianes relacionades amb la planificació financera, el manteniment de registres i la facturació, el personal, la distribució física i la logística.
Els departaments de l'àrea administrativa estan formats bàsicament per dues classes d'empleats que fan aquestes activitats; se'ls coneix com a administratius d'oficina o, si coordinen diverses persones, com a cap d'administració/director d'oficina. Aquests professionals coneixen a la perfecció què fa l'àrea administrativa d'una empresa i les funcions del departament d'administració.
Segons la mida de l'empresa pot haver-hi departaments especialitzats en alguna de les tasques esmentades anteriorment. Aquests empleats exerceixen les funcions de l'àrea administrativa d'una empresa, un paper clau en la infraestructura de qualsevol organització, independentment de la mida que tingui.
Molts llocs administratius requereixen que el candidat tingui habilitats avançades en l'ús d'aplicacions per a l'administració com el paquet de programari DELSOL (ContaSOL, FactuSOL i NominaSOL), que ensenyem en els nostres cursos, o el famós Office.
Com és un administratiu d'oficina?
Un administratiu té la responsabilitat d'assegurar que les activitats administratives dins d'una organització funcionin eficientment, proporcionant estructures i processos a altres empleats a través de l'organització. Aquestes activitats poden incloure des de la responsabilitat de la gestió de recursos humans, pressupostos i registres fins a la comptabilitat.
Les tasques que exerceixen són molt variades: assegurar-se que el correu sortint i entrant s'assigna al departament adequat; gestionar els subministraments de materials d'oficina, introduir, arxivar i administrar les dades que s'emmagatzemen dins del sistema d'oficina de l'organització; organitzar i ajudar companys de treball amb reunions, conferències, viatges, esdeveniments i trucades telefòniques; gestionar les nòmines dels empleats sobre la base del que marca gerència, comptabilitat fiscal, relació amb proveïdors, atenció al client, etc.
Les habilitats bàsiques que ha de tenir un administratiu són:
Disposar de formació en gestió de nòmines per garantir que tots els empleats reben la nòmina a temps.
Tenir bones habilitats de comunicació per coordinar-se i col·laborar amb altres empleats.
Poder-se adaptar a entorns canviants i a noves tecnologies que es podrien implementar.
Tenir iniciativa i proposar canvis per millorar la productivitat.
Ser capaç de treballar sota pressió quan sorgeixen tasques de vital importància per al negoci.
D'altra banda, un director d'oficina o cap d'administració supervisa i forma els seus companys de treball. Té la responsabilitat d'assegurar que les funcions d'una oficina de les organitzacions es completin de manera eficient i eficaç, mentre assigna la tasca a cada personal de supervisar un altre membre del personal.
Les tasques que desenvolupa un professional de l'administració d'una empresa
Les tasques que fa són organitzar les operacions i els procediments de l'oficina fent diverses tasques administratives; assignar certs empleats perquè compleixin els requisits operatius seguint el seu progrés; reclutar, seleccionar i capacitar nous empleats; fidelitzar els empleats actuals a través de coaching o altres accions; redactar un pressupost anual que representi els objectius financers de l'organització; rebre formació en gestió, i participar en esdeveniments i associacions del sector. D'altra banda, el paper d'un gerent d'oficina requereix que el treballador tingui unes habilitats superiors a altres vacants administratives.
Les sis habilitats més importants d'un administratiu
- Una experiència administrativa sòlida
- Competència en recursos humans i gestió d'equips
- Capacitat de presentació d'informes
- Capacitat de delegació de tasques
- Gestió de processos
Gran capacitat de comunicació amb altres membres de l'organització
Com es pot conèixer el funcionament d'un departament d'administració?
A FP Jesuïtes UOC t'oferim el cicle formatiu de grau superior d'Administració i Finances perquè adquireixis totes les habilitats necessàries per formar part del sector administratiu d'una empresa i conèixer les funcions del departament d'administració d'una empresa.