La gestió documental en l'empresa és un dels punts clau de l'organització. Gràcies a aquesta gestió, milloren els processos i la productivitat, en tots els àmbits de l'empresa. Hi ha empreses que ho troben tot a la primera i, en canvi, d'altres triguen hores a fer-ho. Quina diferència hi ha entre l'una i l'altra? La primera s'ha encarregat de classificar, registrar i arxivar documents i comunicacions, mentre que l'altra segurament no. Vegem què és la gestió documental i quina és la millor manera de conèixer-la.
Què és la gestió documental en l'empresa
La gestió documental és una tasca que permet a l'empresa administrar documentació de tota mena, des de factura de clients o proveïdors fins a correspondència, albarans, etc., per poder recuperar fàcilment la informació quan sigui necessària, així com conservar a llarg termini els documents necessaris.
Té dos objectius principals: d'una banda, que els documents estiguin ben guardats i, de l'altra, que qualsevol pugui trobar-los fàcilment i no només la persona encarregada de fer-ho.
Per gestionar els documents de l'empresa cal tenir un arxiu físic, un arxiu temporal per a cada cosa i un arxiu definitiu. L'arxiu temporal és el que guardarà factures de proveïdors, factures de clients, impostos, nòmines, assegurances socials, etc. durant l'any vigent. Al final de l'any, entre les altres tasques que cal fer per al tancament de l'any comptable, aquests documents es desaran als arxius definitius.
Pràctiques a l'empresa: els centres de treball
Cada empresa té els seus mètodes i les seves maneres particulars de fer les coses. La naturalesa de cada empresa es coneix quan se n'entra a formar part. Per això, dins del cicle formatiu de grau superior d'Administració i Finances de l'FP de Jesuïtes Educació i la UOC s'inclou la formació als centres de treball.
Els centres de treball no són res més que empreses, empreses emergents, grans consultores i corporacions, rigorosament seleccionades. Els estudiants, a més d'adquirir els aprenentatges marcats pel currículum del cicle formatiu, aprendran l'anomenada cultura d'empresa, allò que només s'aprèn amb el contacte diari amb els companys de treball. Perquè, en un futur imminent, els estudiants estiguin realment preparats per al mercat laboral actual.