Tal vez sea porque estamos muy conectados a las tecnologías digitales, tal vez sea porque interactuamos con otros constantemente o tal vez sea porque echamos de menos más comunicación en vivo y en directo… Sea por lo que sea, los eventos están cogiendo cada vez más fuerza tanto en número como en intentos de mejorar su calidad.

Un experto en comunicación comentaba que hay que ser coherente con tu comunicación. No tiene sentido ser muy sociable en los Social Media, interactuando mucho, utilizando un tono de voz amable, abierto, divertido… Y que luego llegue un evento y esa persona no sea capaz de entablar tranquilamente conversaciones con los demás, hacer contactos, etc. En definitiva, hay que ser coherentes y mostrarnos con naturalidad ya sea online u offline. La personalidad de cada uno es diferente y eso es algo positivo y enriquecedor: sé tú mismo. Así pues, los organizadores de un evento han de tener en cuenta todos los factores que ayudan a crear un clima agradable, donde se facilite la interacción entre los participantes, se compartan conocimientos y se pueda vivir una experiencia de calidad. Otra cosa fundamental, en esta era de la imagen en la que vivimos, es ser honesto y explicar de manera veraz cómo va a ser el evento. Si se comunica que se facilitará de una manera especial el networking entre los invitados, luego eso ha de ser verdad. Sino generamos expectativas que no cumplimos y sobretodo no somos honestos. Si queremos que nuestro evento tenga prestigio es fundamental la honestidad y más aún si es un evento enfocado a Millenials.

Si queremos organizar un evento de marketing y comunicación tenemos que comunicarlo muy bien, ser muy cercanos y ser muy honestos. Estamos delante de expertos en comunicación y ventas, no vale cualquier estrategia.

Ahora expondremos 7 pasos que ayudan a organizar un buen evento de marketing

  1. Hemos de preguntarnos qué tema global (y qué subtemas) vamos a tratar en nuestro evento. Sobre qué conocimientos va girar el evento.
  2. Debemos preguntarnos por qué queremos organizarlo. ¿Cuál es el fin de mi evento? ¿Qué finalidad tiene? De esta manera sabremos focalizar bien nuestros esfuerzos para conseguir ese fin.
  3. Una vez tenemos claro la razón de nuestro evento, debemos definir para qué sirve este evento. ¿Qué quiero ofrecer a los participantes? ¿En qué les va a ayudar? ¿Qué necesidad les quiero satisfacer? ¿Aumentar sus conocimientos? ¿Facilitar el networking? ¿Ofrecer experiencias originales?
  4. Es necesario preguntarse cuál es nuestro público y cómo puedo llegar a él. Quién puede estar interesado en mi evento y qué canales puedo utilizar para dar a conocer mi evento. Si el evento ya es conocido, hemos de ver cómo fidelizar a los participantes para que vuelvan a la siguiente edición.
  5. Tendremos que pensar qué ponentes o invitados puedo invitar para que motiven a la gente a apuntarse al evento y para que le den prestigio. Gurús, directivos de éxito, influencers
  6. Entrando en temas más organizativos, hay que hacer un plan de trabajo y articular un equipo adecuado.
  7. Tener clara toda la parte material. Conocer el presupuesto del que disponemos y buscar patrocinadores, partners, etc. Calcular los costes, buscar una buena localización, buscar proveedores de servicios para eventos, etc.

¿Nos hemos dejado algún aspecto? Déjanos tus comentarios e ideas para enriquecer la conversación.

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  • Obtener, analizar y organizar información fiable de los mercados aplicando técnicas estadísticas y establecer un sistema de información eficaz (SIM), que sirva de apoyo en la elaboración de acciones de marketing.
  • Asistir en la elaboración y seguimiento de las políticas y planes de marketing analizando las variables de marketing mix para conseguir los objetivos comerciales definidos por la empresa.
  • Elaborar el plan de medios publicitarios de la empresa combinándolos adecuadamente y realizar su seguimiento y control para que se ejecute en su totalidad.
  • Gestionar el lanzamiento e implantación de productos y/o servicios en el mercado, aplicando las estrategias de marketing y acciones promocionales adecuadas, de acuerdo con lo establecido en el plan de marketing de la organización.
  • Planificar y realizar acciones de marketing digital gestionando páginas web y sistemas de comunicación a través de Internet para cumplir con los objetivos de la política de comercio electrónico de la empresa.
  • Elaborar materiales promocionales e informativos, respetando la normativa vigente en materia de publicidad y utilizando técnicas y aplicaciones informáticas de edición y diseño en diversos soportes para difundirlos según los planes programados.
  • Organizar y gestionar eventos de marketing y comunicación interpretando el briefing, contratando proveedores, actores y agentes, asistiendo y dirigiendo los eventos para cumplir con lo establecido en el plan de comunicación empresarial.
  • Comunicarse en inglés con fluidez, tanto de palabra como por escrito, con todos los operadores y organismos que intervienen en operaciones comerciales.

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